コロナ禍をきっかけにWeb会議を導入したけど、対面会議のように盛り上がらない。
成果をあげるなら顔を合わせた会議が良いけど、Web会議をやめたら社員が反発しそう。

新型コロナウイルスの感染拡大を皮切りに、画面越しで会話する「Web会議」が世界中で普及しました。Web会議は自由な働き方ができる反面、成果が出ないという意見もよく耳にします。

私たちは、Web会議という新しい選択肢を、どのように使いこなせば良いのでしょうか。

Web会議と対面会議、それぞれの特性を理解し、会議の目的によって使い分けることが重要です。

Web会議では成果が出ないってホント？

リモートワークの普及により、企業のIT化が進み、リアルで行っていた会議をWeb会議に転換した企業が増えました。会議の生産性が上がったという声がある一方、Web会議は対面会議よりも成果が出ないという声も同時に耳にします。

これは、対面会議で行った方が成果が出る会議をWeb会議で行っているからです。

Web会議と対面会議にはそれぞれ特性があり、会議の目的によって使い分けることで、Web会議においても十分な成果を得ることができます。

確認、共有、報告はWeb会議で

Web会議は、情報の確認、共有、報告を目的とした議論を必要としない会議に最適な会議方法です。

場所を問わないため、メンバーと時間を合わせやすく、対面会議よりも会議を行うまでの手間がかかりません。会議を開催させやすいのもWeb会議の特性の１つです。

進捗報告会、社内勉強会などの１対複数の人に発信するような会議や、スピードを必要とする会議においても、Web会議を選択すると良いでしょう。

仕事は雑談から生まれる

対面会議は、深い議論を目的とした会議に最適な会議方法です。アイデアを必要とする会議や、経営方針を決める会議など、議論を必要とする会議に向いています。

Web会議は、インターネットに依存するため発言にタイムラグが生まれてしまったり、発言のタイミングが掴みづらく、対話に最適な会議手段ではありません。

また、対面会議は相手と顔を合わせるため、表情や仕草がはっきりとわかります。

心理学者のアルバート・メラビアンが行った実験結果では、人間が受け取る情報の93%は非言語によるものでした。人間の表情や仕草からは、その人の喜怒哀楽が読み取れます。発言の細かいニュアンスは、対面のほうが伝わりやすいのです。

仕事を取得したい場合も、対面会議が向いています。人と人が対面すると自然と雑談が始まり、この雑談から新たな仕事がうまれます。Web会議では、雑談がうまれることは稀なため、仕事を取得したい場合も、対面会議を選択すると良いでしょう。

まとめ

昨今、Web会議が浸透しつつあり、対面会議で行っていた会議をそのままWeb会議に転換している企業が増えています。
しかしWeb会議は、対面会議で行っていた会議の全てを、成果と共に再現できるわけではありません。

Web会議は議論を必要としないスピード感のある会議においてその特性を発揮します。Web会議、対面会議、それぞれの特性を理解し、会議の目的によって使い分けるのが良いでしょう。