【電子帳簿保存法とインボイス制度対応】3分でわかる!請求書の保存ルール

デジタル化

電子帳簿保存法が改正されたり、インボイス制度が始まって、請求書に保存ルールが設けられたと聞いたけど、どんなルールなの?

電子帳簿保存法の改正と、インボイス制度が開始されたことにより、請求書の保存にルールが設けられました。請求書の保存ルールを無視してしまうと、重加算税10%が加算される可能性と、100万円以下の罰金が課される可能性があります。
知らないことで罰則を受けてしまった!とならないように、まずは請求書の保存ルールを知るところからはじめましょう。

今回の記事では、請求書の保存ルールをご紹介します。

取引先と請求書を紙で取引したのか、電子データで取引したのかによって請求書の保存ルールが変わります。

電子帳簿保存法と、インボイス制度による請求書の保存ルール

国税に関わる帳簿や書類を電子で保存することができる法令の電子帳簿保存法によって、取引先から受領した請求書の保存方法にルールが設けられています。また、消費税を正しく計算するための法令のインボイス制度が開始されたことによって、取引先へ発行する請求書の控えを作成し、保存するルールも設けられました。それぞれの請求書の保存ルールは、取引先と紙で請求書の取引をしたのか、電子データで請求書の取引をしたのかによって異なります。


受領した請求書の保存ルールとは?

請求書を受領した場合の保存ルールは、受領した請求書が「紙」なのか「電子」なのかによって異なります。

受領した請求書の種類保存方法
紙で保存
電子保存(スキャナ保存要件)
電子紙で保存(2024年1月以降は不可)
電子保存(電子取引要件)

取引先から請求書を紙で受領した場合は、紙のままで保存できます。電子で受領した場合も、紙に出力して保存することはできますが、2024年1月以降は紙で出力して保存することはできなくなります。

そのため、2024年1月以降は、電子で請求書を受領した場合は、電子取引要件を満たした上で電子で保存しなくてはなりません。

紙で受領した請求書も電子で保存することができます。スキャナ保存要件を満たした上で、スキャナ保存をすることができます。

自社で発行した請求書の保存ルールとは?

請求書を発行した場合の保存ルールも、発行した請求書が「紙」なのか「電子」なのかによって異なります。

発行する請求書の種類保存方法
 紙 紙で保存
 電子保存(スキャナ保存要件)
 電子 紙で保存(2024年1月以降は不可)
 電子保存(電子取引要件)

自社で発行した請求書の保存ルールは、受領した請求書の保存ルールと同じです。適用される法律が異なるという点だけ覚えておきましょう。

まとめ

電子帳簿保存法と、インボイス制度によって請求書の保存ルールが決められています。保存ルールはそれぞれ同じですが、適応される法律が異なります。
電子で受領、発行した請求書を紙に出力して保存することは、2024年1月以降は禁止となりますので注意しましょう。

請求書の保存ルールを適切に理解し、自社の請求書を正しく保存していきましょう。

この記事を書いた人

まちかど社長研究員 ずーさん

380万人いると言われている日本の経営者について研究。 全国の会計士や税理士を通じ、特に従業員が5人未満で事業を営む多くの“まちかど社長”の本音や、お金の困りごとについて日々研究し、全国小さな会社の社長の知識とお金のサポートになるような新規事業開発を、日々、行っている。