電子帳簿保存法が改正されたので、
取引先から送られてくる紙の請求書を電子保存したいのだけど、
ルールなどはあるの？

電子帳簿保存法の改正により、各社で請求書の電子化が進んでいます。紙の請求書を電子保存する際に用いる「スキャナ保存」は、紙の請求書をスキャンしたり、画像データにしたりして保存する方法です。しかし、単に紙の請求書をスキャンをしたり、画像にすれば良いだけではく、保存するための要件が設けられているため注意が必要です。

今回の記事では、「スキャナ保存」の保存要件について解説します。

紙の請求書を電子データで保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの条件を満たして保存する必要があります。

紙の請求書を電子化させる「スキャナ保存」の要件

紙の請求書を電子データで保存するには、プリンタでのスキャンや、カメラによる撮影によって電子保存することができます。

しかし、スキャナ保存をするには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という保存要件を満たす必要があります。この保存要件は、”このデータ正しいね”（真実性の確保）、”みんなが画像を確認できるね”（可視性の確保）という状態にしておく必要があるということです。

紙の請求書をスキャナ保存するなら「ポケット経理 請求支払」がおすすめです。

真実性の確保とは？

スキャナ保存したデータが、正しいデータであると裏付けをするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、データの改ざんや削除を防止するために、検索機能を設ける必要があることなどを定めています。

可視性の確保とは？

スキャナ保存したデータを、誰もが読み解けるようにするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、画像やデータが読み取れる解像度や、文字形式などが定められています。

スキャナ保存の要件まとめ

スキャナ保存したデータを、誰もが読み解けるようにするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、画像やデータが読み取れる解像度や、文字形式などが定められています。

※1.書類の区分（一般書類、重要書類）については、国税庁パンフレットをご参照ください。

スキャナ保存は、専用システムの導入がおすすめ

スキャナ保存の要件を満たすことができたら、自社で対応することも可能です。しかし、手間や作業にかかる時間を考えると、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存要件を満たす専用システムを導入することをおすすめします。

電子帳簿保存法に対応した、ミロク情報サービスが提供するポケット経理 請求支払では、紙の請求書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、スキャナ保存要件を満たした形で保存することができるだけでなく、支払いまで完結します。

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まとめ

紙の請求書を電子化して保存するためには、”データが正しいとわかる”（真実性の確保）と、”みんなが画像を確認することができる”（可視性の確保）の保存要件を満たす必要があります。

国が定めた保存要件が複数あるため、自社で保存要件を満たそうとすると手間や時間がかかります。スキャナ保存でデータを保存するには、専用システムを導入することがおすすめです。

スキャナ保存専用システムを利用するなら、「ポケット経理 請求支払」がおすすめです。