【電子帳簿保存法】スキャナ保存の保存要件とは? 「真実性の確保」と「可視性の確保」について3分でわかる

デジタル化

電子帳簿保存法が改正されたので、
取引先から送られてくる紙の請求書を電子保存したいのだけど、
ルールなどはあるの?

電子帳簿保存法の改正により、各社で請求書の電子化が進んでいます。紙の請求書を電子保存する際に用いる「スキャナ保存」は、紙の請求書をスキャンしたり、画像データにしたりして保存する方法です。しかし、単に紙の請求書をスキャンをしたり、画像にすれば良いだけではく、保存するための要件が設けられているため注意が必要です。

 

今回の記事では、「スキャナ保存」の保存要件について解説します。

紙の請求書を電子データで保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの条件を満たして保存する必要があります。

紙の請求書を電子化させる「スキャナ保存」の要件

紙の請求書を電子データで保存するには、プリンタでのスキャンや、カメラによる撮影によって電子保存することができます。

しかし、スキャナ保存をするには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という保存要件を満たす必要があります。この保存要件は、”このデータ正しいね”(真実性の確保)、”みんなが画像を確認できるね”(可視性の確保)という状態にしておく必要があるということです。


真実性の確保とは?

スキャナ保存したデータが、正しいデータであると裏付けをするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、データの改ざんや削除を防止するために、検索機能を設ける必要があることなどを定めています。

 

可視性の確保とは?

スキャナ保存したデータを、誰もが読み解けるようにするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、画像やデータが読み取れる解像度や、文字形式などが定められています。

スキャナ保存の要件まとめ

スキャナ保存したデータを、誰もが読み解けるようにするために、国が定めたいくつかの要件があります。主に、画像やデータが読み取れる解像度や、文字形式などが定められています。

要件

内容

補足

一定水準以上の解像度

・解像度(200dpi以上) 

カラー画像による読み取り

・赤・青・緑それぞれ256階調(約1677万色)以上

※1.一般書類の場合、白黒で可。

見読可能装置

・14インチ以上のカラーディスプレイ及びカラープリンター並びに操作説明書を備え付ける


・整然とした形式で、4ポイント以上の大きさの文字を認識できる

一般書類で、白黒階調による保存の場合、ディスプレイおよびプリンタはカラー対応である必要はない

検索機能の確保

以下の要件による検索が可能

1)取引年月日やその他の日付、取引金額、取引先

2)日付又は金額の範囲を指定して検索

3)2以上の任意の記録項目を組み合わせて検索

税務職員からデータのダウンロードを求められた場合、応じることができるようにしている場合は、2)と3)の要件は不要

バージョン管理

・書類を訂正、または削除した場合は、その事実および内容が確認出来るシステムを使用すること

帳簿との相互関連性の確保

・書類と帳簿との間で相互にその関連性を確認できること

2024年(令和6年)1月1日以後は、重要書類のみで良い

タイムスタンプの付与

早期タイムスタンプ付与方式
・書類の受領後、概ね7営業日以内に付与


業務サイクルタイムスタンプ付与方式
・業務の処理に係る通常の期間(最長で2か月)を経過した後、速やかに(概ね7営業日以内に)タイムスタンプを付与

改ざんや削除ができないシステムを利用してデータを保存する場合には、タイムスタンの付与は不要

システム書類の備え付け

・システムについての説明や開発に関連する書類、使い方の説明書、データ保存に関する手続きについての文書を備え付ける




※1.書類の区分(一般書類、重要書類)については、国税庁パンフレットをご参照ください。

スキャナ保存は、専用システムの導入がおすすめ

スキャナ保存の要件を満たすことができたら、自社で対応することも可能です。しかし、手間や作業にかかる時間を考えると、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存要件を満たす専用システムを導入することをおすすめします。

電子帳簿保存法に対応した、ミロク情報サービスが提供するポケット経理 請求支払では、紙の請求書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、スキャナ保存要件を満たした形で保存することができるだけでなく、支払いまで完結します。

→紙の請求書を電子化するなら「ポケット経理」がおすすめです。


まとめ

紙の請求書を電子化して保存するためには、”データが正しいとわかる”(真実性の確保)と、”みんなが画像を確認することができる”(可視性の確保)の保存要件を満たす必要があります。

国が定めた保存要件が複数あるため、自社で保存要件を満たそうとすると手間や時間がかかります。スキャナ保存でデータを保存するには、専用システムを導入することがおすすめです。

→紙の請求書を電子化するなら「ポケット経理」がおすすめです。


この記事を書いた人

まちかど社長研究員 ずーさん

380万人いると言われている日本の経営者について研究。 全国の会計士や税理士を通じ、特に従業員が5人未満で事業を営む多くの“まちかど社長”の本音や、お金の困りごとについて日々研究し、全国小さな会社の社長の知識とお金のサポートになるような新規事業開発を、日々、行っている。