電子帳簿保存法が改正されてから、請求書がバラバラで来るようになり、管理が大変です。支払い漏れがないか不安になりますし、どのような方法で管理したら良いのだろう？

電子帳簿保存法の改正により、原則請求書を紙で保存することができなくなってしまいました。これにより、各企業が電子請求書への移行を進めていますが、メールやチャットツールで送付する企業もあれば、依然として紙の請求書を郵送で送付する企業もあります。

請求書の管理が煩雑になりやすく、支払い漏れに繋がるリスクが高まります。
特に支払い漏れは会社の信用に関わることなので、何か工夫したいところです。

今回の記事では、受領した請求書の管理をしやすくする方法をご紹介します。

請求書の受領方法に一貫性を持たせる、請求書の保存ルールを決める、外部で提供している請求書受領サービスを上手に利用することで受領した請求書を管理しやすくできます。

請求書を受領する方法とルールを決めよう！

郵送やメールなど、バラバラにくる請求書を管理しやすくするためには、請求書を受領する方法とルールを決めることがポイントです。請求書を一貫性のある方法で受け取ることで、受領した請求書が管理しやすくなります。

また、受領した請求書の保存ルールを決めることで、請求書の紛失や見落としによる支払い遅延を防ぐこともでき、取引先からの信頼も担保することができるでしょう。受領した請求書を管理しやすくすることは、ビジネスプロセスを円滑に進め、業務を効率化することにも繋がります。

受領した請求書の管理方法３選

受領した請求書を管理しやすくするために、具体的にどのような方法があるかを見ていきましょう。

①請求書を受領する手段を統一する

請求書を受領する手段を、自社で統一しましょう。請求書の受領先と、受領者を定めることで請求書の管理をしやすくします。まずは、

・受領する送付先メールアドレス
・請求書を受領するチャットツール
・各種請求書の受領者

などを自社で決定し、決定事項を取引先に連絡しましょう。

②受領した請求書を保存する共通フォルダを決める

なるべく自社で決めた受領方法で取引先と請求書のやりとりを行いたいところですが、場合によっては柔軟性が求められることもあります。そのような状況では、受領した請求書の保存ルールの統一が不可欠です。

受領した請求書を保存する共通フォルダを決め、そこに保存をするルールを設けると受領した請求書が管理しやすくなります。例えば、月別や顧客別のフォルダを作成して保存するルールを設けるなども良いでしょう。

③請求書受領サービスを利用する

請求書受領サービスは、取引先から届く紙・PDFファイル等の請求書を、自動的に受付処理、保存し、振込データまで作成するサービスです。

紙の請求書をカメラで撮影する、もしくはスキャンをしデータ化すると、アプリやPCソフトなどで一括管理することもできますし、PDFファイルの場合もAIが自動で請求書データを読み取り、振込データ作成、仕訳のための勘定科目の入力などの支援をしてくれます。

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まとめ

郵送やメールなど、バラバラに受領した請求書を管理しやすくするには、請求書の受領方法をなるべく一貫させることとルールを決めることが重要です。

まずは、請求書の受領方法から決めていくと良いでしょう。それらを決めてから、自社のリソースが足りない場合などは請求書受領サービスを利用することも検討すると良いかもしれません。

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