請求書を電子化したんだけど、今まで紙で取引していた企業に、どう対応したらいいかわからないんだよね。

ペーパーレス化の推進によって請求書の電子化が進んでいますが、これまで紙で取引していた請求書を急に電子化させて取引先に送ってしまうと、混乱や誤解が生じることがあります。電子請求書での取引にスムーズに移行するには、どうすれば良いのでしょうか？

取引先に案内文を送りましょう。案内文は、「記録に残るもので伝える」「取引先の了承を得る」の2点がポイントです。

案内文を送って、取引先とのやりとりの手間を減らす

電子請求書での取引に移行する際は、取引先に案内文を送りましょう。
事前に連絡をしないと、請求書の見落としや、誤った処理をされる可能性があります。さらに、電子請求書に関する問い合わせが増えると、確認・対応に時間を取られてしまいます。

取引先との余計なやり取りを減らし、円滑に移行するためにも「取引先の了承を得ること」「記録に残る形で伝えること」の2点を押さえた案内文の作成が必要です。

記録に残るもので伝える

取引開始時期や送付先・送付方法などの重要な情報は、口頭で伝えるのではなく、記録に残る形で取引先に伝えることがポイントです。
取引先が情報を見返すことができるような形で伝えると、請求書の見落としや、問い合わせ件数を減らすことができ、社長や経理担当者の負担を減らすことができます。

取引先の了承を得る

電子請求書を送付する前に、取引先の了承を得ることもポイントです。
事前に了承を得てから電子請求書を送付すれば、請求書の見落とし、入金漏れのリスク、確認作業による手間を回避できます。
取引先から了承を得られない場合もあるため、得られなかった場合の対応策を設けておくと良いでしょう。

取引先から了承を得る３つのポイント

電子請求書でのやり取りには取引先の了承を得ることが欠かせません。以下３つのポイントを押さえた案内文を送れば、取引先にもスムーズに対応してもらえます。ルが高いと言えるでしょう。

①完全に電子化する前に事前に連絡する

すでに電子化に対応している取引先もあれば、まだ準備ができていないところもあります。請求書の電子化を義務化する「電子帳簿保存法」が2024年1月1日から始まりますが、自社で電子請求書に移行する3ヶ月前を目安に取引先に連絡しましょう。

②取引先が得られるメリットを説明する

以下に挙げたような取引先が得られるメリットも案内文に記載しておきましょう。

• 請求書を開封する手間が省ける
• 経理や担当部署に共有しやすい
• 請求書受領までの時間を短縮できる
• 保管する物理的な場所を必要がない

③取引先の業務ルールに合わせる

取引先から了承を得られない場合、無理に進めずに取引先の業務ルールに合わせましょう。ただし、電子帳簿保存法が2024年1月1日から始まるため、請求書の保存方法が電子に変更されることなどを伝え、電子請求書での取引に移行してもらえるよう促しておくと良いでしょう。

案内文に書くと良い内容

自社で案内文を作成する際は、以下の内容を記載しましょう。

• 電子化する理由
• 開始時期
• 取引先のメリット
• 送付先（宛名）
• 送付方法
• 電子化が難しい場合の対応
• 問い合わせ先

送付方法は、「PDFデータをメールやチャットで送る」「請求書をダウンロードするURLを送る」など、どのような方法で電子請求書のやり取りを行うのかも記載しましょう。

そのまま使える案内文テンプレート

案内文を作成する手間を省けるよう、テンプレートを用意しました。
電子請求書の開始時期や送付先、問い合わせ先など、自社用に調整してご活用ください。

【テンプレート】請求書の電子化に関する案内文

まとめ

電子請求書に移行する際は、「記録に残るもので伝えること」と「取引先の了承を得ること」を押さえた案内文を送ることが重要です。

取引先がすぐに電子請求書に対応できない場合は、新しい電子帳簿保存法が施行されるまでの期間内に取引に応じていただけるよう、丁寧な対応を心がけましょう。